병원에서 환불받은 진료비가 이미 청구한 금액에 포함돼 있으면 어떻게 알리나요?

병원에서 진료비 일부를 환불받는 상황을 가정해보면, 그 금액이 이미 청구해 둔 금액 안에 들어가 있을 수 있잖아요. 이럴 때 어디에 어떻게 알려야 하는지가 궁금합니다. 환불이 확정된 시점에 바로 연락하는 게 맞는지, 아니면 환불 내역서 같은 서류를 먼저 받아두고 나서 알리는 게 나은지 순서를 모르겠어요. 이런 경우 전화로 설명하면 되는 건지, 아니면 정정 접수처럼 별도 절차가 있는지도 같이 여쭤봅니다.